Onderhandelen kun je leren

Gepubliceerd in: tijdschrift De Zaak

Onderhandelen kun je leren

Amsterdam - Zaken doen is en blijft mensenwerk. Computers en internet kunnen een welkom hulpmiddel zijn, maar voor de fijnere details is nog altijd specifiek persoonlijke aandacht nodig. Wij mensen zijn immers gezegend met een unieke gave, de kunst van het verbaal communiceren die vraagt professioneel gebruikt te worden.

Onderhandelen is voor iedere ondernemer, groot of klein, dagelijkse kost. Dat geldt zowel intern als extern, met het eigen personeel in bijvoorbeeld salarisgesprekken of naar buiten toe met geinteresseerde fusiepartners die willen overleggen over eventuele samenwerkingsverbanden. Het proces van onderhandelen is veelal doel en middel tegelijk, een manier van werken waarvoor bepaalde technieken worden vereist om succes te kunnen behalen.

,,Onderhandelen kun je leren'', zegt Francoise Bonneveld. Zij is werkzaam op het bureau Alex van Groningen Finance & Corporate Training in Amsterdam. ,,Kan niet, dat bestaat bij ons niet, die woorden liggen op het kerkhof.'' Op de website https://www.onderhandelen.nl is veel informatie verkrijgbaar, over het hoe en waarom van deze materie.

Er is slechts 'e'en maar, slechts 'e'en voorbehoud. ,,Je moet onderhandelen leuk vinden of in ieder geval leuk g'a'an vinden.'' Dat enthousiasme zal niet bij iedere deelnemer van meet af aanwezig zijn. Daarom is geduld een schone zaak, het overwinnen van enige schroom is oer-menselijk.

De praktijk leert dat alle begin moeilijk is, maar een eerste uitglijder hoeft geen desastreuze gevolgen te hebben. Het motto luidt dan: opkrabbelen, misschien even uithuilen en gewoon opnieuw beginnen. Op enig moment ontstaat hopenlijk het goede gevoel, waarin resultaten worden bereikt, wanneer alle inzet geen verspilde tijd, energie en geld hoeft te betekenen. ,,En d'an gaan de mensen het leuk vinden'', zo spreekt Bonneveld uit ervaring.

Het onderhandelen beperkt zich niet uitsluitend tot moeilijke vraagstukken waarbij op het scherpst van de snede wordt gediscussieerd. Er is meer, iedereen onderhandelt, probeert ook in de eigen priv'e-situatie telkens weer een platform te vinden waarop samenwerking mogelijk is. Thuis met partner en kinderen, op de werkvloer met collega's en concurrenten. Noem het overleg, noem het onderhandelen, het gebeurt misschien ongemerkt, maar het gebeurt, elke dag opnieuw.

De ,10 Minuten Gids onderhandelen' van de Amerikaanse auteur Neil Shister vat het aldus samen: ,,Door de media worden onderhandelingen afgeschilderd als ingewikkelde dramatische bezigheden waaraan machtige politici, directeuren of dure advocaten te pas komen. Maar bij de meeste onderhandelingen zijn gewone mensen betrokken die veel meer greep op hun leven zouden krijgen als ze zich minder door het proces lieten intimideren.''

Spreken is zilver, zwijgen is goud, dat gezegde is ook op het onderhandelen van toepassing. Wie alleen zichzelf hoort praten, is gedoemd te falen. Het is veeleer de kunst aandachtig te luisteren, naar de argumenten van de gesprekspartner, hoe die in de eigen planning te integreren. Het formuleren van de juiste vragen, het inwinnen van de gewenste informatie, daar ligt de sleutel naar onverdeeld succes.

Daarom is een goede voorbereiding een halszaak. Het deskundig afwegen van elkaars sterke en zwakke punten is stap 'e'en op de weg naar een gezamenlijk produkt. Maar diezelfde weg blijft bezaaid met valkuilen, waarmee terdege rekening moet worden gehouden om teleurstellingen te voorkomen. Een gewaarschuwd mens telt voor twee, het is beter eerst de dreigende obstakels te herkennen om deze vervolgens te kunnen omzeilen.

De kans van slagen van een onderhandeling staat of valt met een gedegen aanlooproute. Neem het voorbeeld waarbij bedrijf A een samenwerking met firma B nastreeft. Wat hebben de partners elkaar te bieden, wat zijn de plusjes, waar houden de minnetjes zich schuil? Die vragen hebben de hoogste prioriteit.

Een kijkje in elkaars bedrijf, in elkaars keuken is prettig om de altijd op de loer liggende onzekerheid weg te nemen, maar dit is vaak in strijd met de realiteit. Twee fusiepartners, die elkaar van meet af aan vrije inzage geven in de wederzijdse boekhoudingen, zullen zelden of nooit worden gevonden. Er bestaan wel de nodige methodes om meer van elkaar aan de weet te komen, het behoort tot de wijze van voorbereiden die tot het uiteindelijk resultaat leidt. Via de Kamer van Koophandel kan informatie worden ingewonnen, het internet biedt allerhande faciliteiten om een zoektocht te beginnen.

Wie zich richting de onderhandelingstafel wil begeven, doet er goed aan deze kennis goed ter harte te nemen. Niet voor niets zijn er vele bureau's op de arbeidsmarkt die zich in de communicatietraining van managers en directeuren hebben gespecialiseerd. Deskundig onderhandelen is slechts weinigen onder ons van nature gegeven, het zijn veelal de uitzonderingen die uit zichzelf beseffen wat wel en wat niet verstandig te doen valt. Ook voor deze selecte groep blijft toetsing van de eigen kwaliteiten een redelijk alternatief.

Wie bij een trainingssessie binnen stapt, zal eerst met de zogenaamde weerstandspunten worden geconfronteerd. Wat is de bedoeling van de onderhandelingen, waar kan winst worden behaald, waar ligt het gevaar van verlies op de loer. Wat is het risico waard? Wie wil er iets krijgen, wie heeft er iets te geven, om die twee elementen draait het hele proces.

De win-win situatie is daarbij ieders doel, alleen rijk worden en de tegenpartij de afgrond injagen, dat kan misschien eenmaal lukken, maar op de langere termijn garandeert dat geen consistent beleid. Met eerlijkheid wordt meer profijt behaald. Uiting van oprechtheid is een waardevol bezit.

Flexibiliteit is dankbaar meegenomen voor de onderhandelaar in spe. Het bepalen van een minimum en een maximum bedrag bij financi"ele onderhandelingen in onder meer salarisgesprekken is een handig ezelsbruggetje. Weet wat je waard bent. Alles wat tussen die beide uitersten ligt, kan winst betekenen, het markeren van de eigen grenzen is een primair uitgangspunt. Onderhandelen is een spel, maar het hoeft niet in een machtsspel uit te monden, een goed spel wordt met meerdere partijen gespeeld.

Onderhandelen is al zo oud als de weg naar Rome, voert ons in de herinnering terug naar de grijze oudheid. Toen ging het om het gebruik van de beste bijl, nu gaat het vaak om miljoenen. Het principe is in de loop van al die jaren onveranderd gebleven, het draait om geven en nemen, het streven naar een tevreden gevoel, een compromis waarin beide partijen zich waardig kunnen vinden.

Zodra duidelijk is dat er mogelijkheden liggen op gezamenlijk succes, dan is de tijd rijp voor de volgende stap. Waarbij het niet gepast heet te zijn om direct met de deur in huis te vallen. Het is beter om de beide gesprekspartners eerst in ontspannen omgeving kennis met elkaar te laten maken, niet voor niets worden op de golfbaan vaak de eerste en veelal de betere contacten gelegd. Zodra er een fundament van wederzijds vertrouwen is ontstaan, kan tot zakendoen worden overgegaan. De waarde van een band met ruimte voor sympathie mag niet worden onderschat, het praat beter in een goede sfeer dan wanneer het mes op tafel dient te worden gelegd.

Eenmaal oog in oog is het aan te bevelen om van tevoren gerichte afspraken over de te volgen procedures te maken. Een overzichtelijke agenda, met opsomming van de verschillende punten waarover overeenstemming wordt verlangd. Waarbij over en weer aandacht voor elkaars belangen in het oog dient te worden gehouden. De wet van de onvoorziene resultaten, verwacht altijd het onverwachte.

Stress is uit den boze, wie zich tijdens een onderhandeling onder de druk van het moeten presteren laat zetten, begeeft zich in de richting van de peilloze afgrond. Overhaaste beslissingen zijn nooit de beste beslissingen. Wie de touwtjes in handen en daarmee het overzicht houdt, keert die diepte de rug toe. Rustig inleven en dito rustig uitwerken is het motto om te overleven, de reddingsboei in de strategie. Wie wordt opgejaagd, wordt automatisch de dupe, maar zelf de tegenpartij opjagen is evenmin een goed idee, het gaat erom de juiste balans te vinden waarbij beide onderhandelaars zich prettig voelen. Dan is er een klimaat om zaken te doen.

Een hoge mate van zelfkennis is dankbaar meegenomen, het onderhandelen kan worden gerangschikt onder de noemer psychologie. De lichaamshouding van de man of vrouw aan de onderhandeltafel verraadt de aanwezige emoties. Wie probeert te bluffen of erger nog te liegen, al is het voor het goede doel bedoeld, die valt al snel door de mand, liefst maar niet doen dus. Zelfs de allerbeste toneelspeler heeft moeite het gezicht strak in de plooi te houden zodra de waarheid en niets dan de waarheid geweld wordt aangedaan of alleen de dreiging daartoe maar bestaat.

Tijdens onderhandelingen kan die aimabele sfeer onder druk komen te staan. Het gaat per slot van rekening in de praktijk vaak over tegengestelde belangen, waarbij 'e'en gemene deler wordt nagestreefd. Zodra de spanningen dreigen op te lopen, is het zaak tijdig in te grijpen. In geval van een sluimerend conflict hoeft de oplossing slechts van 'e'en van beide partijen te komen. Daarin schuilt de macht van het individu.

Hard tegen hard of laten we zaken doen, die vraag is dan gebillijkt. Het antwoord is simpel, want persoonlijke onenigheden leiden tot niets. Laat het onderwerp waarover uiteenlopende meningen zijn ontstaan dan maar liever even rusten en vestig de aandacht op de positieve dingen des levens waarin men zich wel allebei kan vinden.

Onderhandelen is het vinden van de gulden middenweg tussen twee stromingen. Een keihard ,nee' is einde verhaal, dan gaat ieder zijns weegs en zijn de onderhandelingen vastgelopen. Hoog van de toren blazen is niet verstandig. Doe maar gewoon, dan doe je al gek genoeg, is niet voor niets een beproefd gezegde in onze Nederlandse taal.

Uiteraard is het zaak op te passen voor al te grote belemmeringen. Een onervaren onderhandelaar met teveel praatjes is een gewillige prooi voor iemand, die al jaren de kneepjes van het vak kent. Het is daarom zaak niet te hard van stapel te lopen, ook hierbij is zelfkennis een deugd. Wie zichzelf overschat, kan op de blaren plaats nemen. Een te grote mond, een te machtig ego, te hoge verwachtingen, het woordje ,te' alleen al vraagt erom te worden afgestraft.

Net zo goed als het heden in de gesprekken de toon moet aangeven. Niemand die met de blik gericht op de toekomst over moeder aarde rond stapt, is nog geinteresseerd in het verleden. Het geeft geen pas om achterom te kijken, ongeacht of dat positief dan wel negatief was. Onderhandelingen dienen het belang van de dag van morgen, voor de ontplooiing van nieuwe initiatieven.

In goed onderhandelen is plaats voor flexibiliteit, vergelijk het gerust met het aloude handjeklap van de veemarkt. Wie star vasthoudt aan 'e'en prijs, zal weinig klanten hebben. De prijzen van vraag en aanbod komen in de goede gevallen in elkaars richting, het eindresultaat moet voor beide partijen aanvaardbaar zijn. Zodra een vorm van synergie is bereikt, ontstaat er uitzicht op een positieve uitkomst.

Dan is de apotheose in beeld. Op de vraagprijs is beknibbeld, het bod is verhoogd, de partijen zijn elkaar nader gekomen. Dan kan de zaak op papier worden gezet. Neem de concept-overeenkomst nog eens in alle rust door, van begin tot eind, van hoofdstuk tot hoofdstuk. Resteren er alsnog twijfels, dan is voorzichtigheid gevraagd. ,,Volgens de wet van het minste kwaad is het altijd beter een goede overeenkomst mis te lopen dan met een slechte te moeten leven'', zo meent auteur Neil Shister.

Speur daarom ook in de kleinste lettertjes naar het juiste gevoel, zijn de doelstellingen bereikt? Weet wat je waard bent en kijk of die aspecten voldoende aan bod zijn gekomen. Is dat in orde, dan staat niets het zetten van de handtekening nog in de weg. Dan kan de champagnefles worden ontkurkt. Proost! Wij drinken op de goede afloop!